• Action Buttons and Payment Batch Status

    Table of Contents

    1. Action Buttons

    1.1  Action Buttons

    The user may see any of the following action buttons, when processing a payment instruction, if they have been given that permission.  

    17 -1 

    17 -2 

    Back to top

    1.2  Action Buttons Definition

    All payments button 

    Displays all the payments/batches your organisation has created.

    My payments button 

    Displays all the payments/batches the logged on user has created.

    Incomplete payments button 

    Batches with a batch status of Incomplete 

    Save batch details button 

    When you select the save button:

    • If all mandatory fields are valid then the payment will be saved and you will be taken to the batch summary screen.
    • If there is mandatory information missing or the input is incorrect, a red warning message will appear at the top of the screen
      detailing what information needs modifying in order for the payment to be saved. The affected fields will be indicated by
      red exclamation marks.

    Add payment button 

    Add a payment to the batch.

    Delete button 

    Delete’s the payment batch. The user will be asked to confirm this action before the payment batch is actually deleted.

    Publish button 

    Saves the details and allows other users within that organisation to view the entered batch.

    This button must be selected before the batch can be verified or approved.

    Awaiting verification button 

    Batches which have a status of Awaiting verification.

    Verify payments button 

    Verifies the payments in the batch

    There are two types of verification that can be set for each payment type individually:

    • Visual verification ‐ where the payment is visually scanned by the verifier to check for mistakes.
    • Manual verification ‐ where elements of the payment form must be re‐keyed by the verifier

    Awaiting approval button 

    Batches which have a status of Awaiting approval. 

    Approve batch button 

    Approves the batch. The user will be presented with a challenge number and complete the approval process.

    Approved button 

    Batches which have been approved and with a batch status of Approved.

    Pending submission button 

    Batches which are waiting to be submitted to the bank for processing, they also have a status of Pending submission.

    Submit batch button 

    Submits the batch to the bank for processing.


    Batches which have been submitted to the bank for processing and with a batch status of Submitted.


    Batches which have been received by the Bank for processing and with a batch status of Complete.

    Add to Export button 

    Adding the batch details to an export list which can be exported to your local drive.

    Security settings 

    The user may restrict access to a payment batch by preventing or allowing individual users to have access to view, edit or delete a payment

    View Audit trail button 

    Navigates the user to the audit search results page displaying a list of all audit entries relating to this payment batch.

    Copy payment batch button 

    If the user has chosen to use this payment batch to create a new payment batch (copy) then an additional option will be highlighted in the options list as in the image below.

    Fast edit 

    Fast editing of payments

    Edit payment 

    Edit a payment instruction

    Edit beneficiary amounts 

    Editing the beneficiary amounts of a BACS Multiple batch


    Re‐sets all fields to the information they contained when the screen was first loaded.


    Cancels the work in progress on this screen and takes you back to the Payment management screen.


    Search for the payments/batches using the entered search criteria.

    New search 

    Takes you back to the search screen.

    New Event 

    Use this button within the Payments Diary section, to create a new event. First select the option button for the date on which you want to create the event then click this button.

    Weekly View 

    Use this button to switch to a weekly view of events. Select a day within the desired week (using the option buttons) and then click this button.
     The requested week's events are displayed starting with Monday.

    Monthly view 

    Use this button within the Payments Diary section, to switch to a monthly view of events. The month corresponding to the currently selected date is displayed.

    View Today's Date 

    Use this button within the Payments Diary section, to navigate back to show the current day's events. Use this button if you have navigated to a different date where today's date is not displayed and you quickly want to re‐display today's events. The display view will be either weekly or monthly depending on the current view.

    Select records 

    Navigates you to the audit search page where you can use the search functionality to select records or a range of records you wish to purge.

    Clear the list 

    This clears all records and ranges from the list.

    Perform purge 

    Clicking this button will perform the purge. The selected records and all records in selected ranges will be deleted from the database.
    Please note that these records will be permanently deleted and will no longer be accessible. 


    After you have selected a file format click this button to initiate the import process.


    Either type the full path name for the file you wish to import or click the 'Browse' button to navigate to and select your file.

    Back to top

    2.  Payment Batch Status

    The stage that a payment batch is at, this can be any one of the following:

    2.1  Batch Status 


    Awaiting verification 

    Failed verification 

    Awaiting approval 


    Pending submission 




    Back to top

    2.2  Batch Status Definition 


    Incomplete entered batch

    Awaiting verification 

    A batch that has been saved, published and is now waiting to be verified.

    Failed verification 

    During the verification process, the payment failed the relevant checks.

    Awaiting approval 

    A batch waiting to be approved.


    A batch which has been approved, but may require further approval.

    Pending submission 

    A batch which is on transmission to the bank.


    The batch has been received by the bank 


    The payments within the batch have been sent to the relevant down stream system for processing.


    The batch has been rejected by the bank.

    Back to top
10/28/2021 8:51:37 PM